Sempre più aziende stanno organizzando soluzioni di smart working per i propri dipendenti e stanno allestendo sistemi di videconferenza professionali per esplorare nuove possibilità di business.
Smart Work.
Il lavoro a distanza è ormai consuetudine professionale. Dall’agente di commercio al collaboratore che necessita di lavorare da casa o di orari di lavoro flessibili, le figure professionali si stanno evolvendo verso soluzioni di informatizzazione remota. Per iniziare spesso basta poco:
- Un buon computer portatile o un tablet;
- Un sistema di collegamento sicuro come la VPN;
- Un buon collegamento ad internet.
Computer portatili / tablet
I computer portatili tipo notebook/laptop sono ancora i dispositivi di smart work più diffusi. I due tipi principali di computer “enterprise” ovvero destinati ad un’utenza professionale sono:
- Laptop con sistema operativo Microsoft Windows 10 Professional come ad esempio le linee pro di Fujitsu Lifebook e Lenovo ThinkPad;
- Apple Macbook.
Entrambe le categorie possono fare collegamenti software VPN senza problemi, dotandosi di software dedicato oppure di un’apparecchiatura in loco come il firewall XGWall, che integra le funzionalità di cybersecurity al client VPN basato sullo standard OpenVPN, compatibile anche con dispositivi tablet di tipo Android.
I laptop “enterprise” sono da preferire rispetto ai modelli di tipo “consumer” per durata dei componenti e alcuni accorgimenti che garantiscono maggior conformità di privacy (conformemente alla normativa 679/EU sulla protezione dei dati personali), oltre ad un più tempestivo servizio in caso di problemi. La possibilità di fare la crittografia con protezione integrata nel BIOS UEFI è un esempio di protezione applicabile senza difficoltà che riduce il rischio di data leak ed evita di dover fare comunicazione di “data breach” al garante in caso di perdita o furto del dispositivo.
Un’altra caratteristica da prendere in seria considerazione per l’acquisto di un laptop è la protezione tramite biometria. Le recenti norme sulla protezione dei dati impongono l’uso di password complesse difficili da ricordare. La biometria è una valida alternativa di accesso al dispositivo. I computer più recenti utilizzano standard come il riconoscimento del volto e l’impronta digitale (vedi Windows Hello), oppure l’impronta venosa del palmo della mano (vedi Fujitsu PalmSecure).
Video Conference.
I sistemi di conferenza sono sempre più diffusi e stanno diventando una valida alternativa ad eventi come fiere e costosi meeting in loco. Non è sempre possibile recarsi a una manifestazione e gestire la differenza di fuso orario non è sempre facile da gestire. Molte aziende si affidano alla qualità audio e video di nuovi impianti per allestire meeting room che siano in grado di mettere in comunicazione più persone contemporaneamente.
Alcuni sistemi di videoconferenza sono accessibili anche a chi ha budget o predisposizioni in sede limitate. Le soluzioni prevedono il collegamento wireless e lo standard USB.
Se la necessità è il collegamento one-to-one molti strumenti fanno già egregiamente il loro lavoro (basti pensare a Whatsapp o Skype). Se invece è necessario allestire un ambiente per meeting ricorrenti per processi decisionali o esporre dei prodotti è necessario pensare a una progettazione di un ambiente professionale, oppure di ricorrere a sistemi integrati che consentono un primo approccio semplice ed economico al mondo della videoconferenza.
La conference room
Allestire velocemente una conference room è possibile mediante sistemi di videoconferenza semplici, integrati e compatibili con i principali software presenti nel segmento di mercato dedicato a questo settore (Microsoft Teams, Google Hangouts, Cisco Webex, Zoom, Lifesize, ecc.).
I sistemi più semplici si collegano ai computer tramite bluetooth o cavo USB, quelli più sofisticati utilizzano hub di collegamento che consentono l’interazione tra i dispositivi audio (microfoni, altoparlanti), video (display, telecamere) ed i computer.
Le videocamere sono un elemento importante del sistema. Per ambienti di piccole dimensioni le risoluzioni tipiche come il full HD (1920×1080) sono sufficienti, mentre per conference room più grandi è meglio optare su ottiche superiori, come ad esempio lo standard 4K, nonché disporre di sistemi di comando remoto che sono in grado di spostare l’inqudratura o di ingrandire i particolari (zoom), fondamentali ad esempio nella presentazione di un prodotto.
I microfoni inoltre sono fondamentali nella trasmissione dell’audio, poiché devono catturare suoni provenienti da più direzioni eliminando tutti quei rumori che si possono generare in un ambiente di grandi dimensioni alla presenza di più persone.
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