Stampe e scansioni: l’evoluzione del “costo copia”

Si stima che un’azienda su tre sia passata al noleggio operativo delle stampanti in ufficio, risparmiando tempo e denaro.

Come funziona?

Qualche tempo fa era considerata prassi normale acquistare le apparecchiature per la stampa (stampanti, copiatrici, ecc.). Dopo l’acquisto l’azienda doveva farsi carico di:

  • configurare opportunamente le proprie macchine;
  • formare i dipendenti all’uso;
  • ordinare i materiali di consumo (inchiostro, toner, ecc.) tenendo conto delle proprie esigenze, delle proprie scorte e dei codici dei vari articoli per i nuovi ordini di approvvigionamento;
  • contattare l’assistenza tecnica, al di fuori di quanto previsto dagli accordi di garanzia, per ottenere supporto ed eventuali riparazioni, previa disponibilità del personale tecnico contattato.

Tutte queste attività hanno impensierito le aziende che sono corse ai ripari cercando formule di approvvigionamento ed assistenza più efficienti. Per le macchine più costose e voluminose è nato il servizio denominato “costo copia“, che prevede il noleggio a lungo termine della macchina di stampa, nonché il contratto di assistenza abbinato alla stessa per la medesima durata della locazione. Le aziende hanno iniziato a risparmiare tempo, grazie all’organizzazione imbastita da questi servizi, e denaro, grazie all’inclusione all’interno del canone di manutenzione, degli interventi fuori garanzia e dei materiali di consumo. Già perché toner e inchiostri sono inclusi nel “contratto costo copia”, quindi al cliente resta solamente l’incombenza di provvedere alla carta.

Anche l’installazione e la formazione del personale sono a cura del partner che si occupa del noleggio operativo.

Per inoltrare le richieste tecniche è sufficiente contattare l’assistenza tramite un numero telefonico e un indirizzo email dedicati. Secondo il tipo di contratto sottoscritto, si può ricevere supporto entro 4 o 8 ore lavorative, garantendo così la continuità di servizio delle proprie macchine.

Un software provvede a ordinare automaticamente i consumabili (inchiostro, toner, ecc.) di tutte le stampanti installate al raggiungimento di una soglia prefissata (tipicamente il 20%). Il personale aziendale non deve più preoccuparsi dei codici di riordino né fare scorta di consumabili.

Questo tipo di servizio è stato recentemente esteso anche a stampanti più economiche e di piccole dimensioni, sia a colori sia in bianco e nero, rendendolo ancor più accessibile a tutte le aziende.

Nota di sicurezza (correlata al GDPR)

Ci sono oltre 2 milioni di stampanti nel mondo e si stima che solo il 2% siano al sicuro dalle minacce informatiche. Dà un’occhiata al nostro articolo sull’imminente entrata in vigore del GDPR.

Arriva il GDPR, aiuto!

Attenzione!

Il 25 Maggio 2018 entrerà in vigore il Regolamento Generale sulla protezione dei dati personali (GDPR), un’importante normativa che andrà a sostituire le legislazioni ad oggi in atto nei singoli Paesi dell’unione europea.
Per l’Italia significherà fondere le norme vigenti sul trattamento dei dati personali (privacy) con norme nuove che riguardano la sicurezza informatica.
Le aziende e gli enti pubblici dovranno adeguarsi alle nuove norme per non incorrere in sanzioni astronomiche: fino a 20.000.000 di euro o addirittura il 4% del proprio fatturato annuo.

Fondamentalmente le norme trattano il tema dei dati personali di soggetti risiedenti nell’Unione Europea, indipendentemente dalla localizzazione geografica dell’azienda o del luogo in cui i dati vengono gestiti ed elaborati.

Qualsiasi apparecchio elettronico che operi in rete e gestisca dati personali (come ad esempio Computers, Server, Smartphone, Tablet ecc. ecc.) dovrà poter garantire la protezione di tali dati sensibili, per essere idoneo a quanto imposto dal GDPR.

Nonostante il regolamento sia prossimo all’entrata in vigore, la maggior parte delle aziende non è ancora pienamente a conoscenza degli obblighi imposti dalla normativa.
Non è a tutti chiaro il significato di “dato personale”. Per il 64% degli intervistati, la data di nascita di un cliente non rientra in questa categoria; per il 32% a non farne parte sono gli indirizzi di domicilio, mentre il 21% esclude persino gli indirizzi mail.

Cosa cambia per l’azienda?

Le aziende, così come  gli uffici e gli studi legali che gestiscono quotidianamente dati personali di clienti acquisiti e potenziali, dovranno fare i conti con la nuova normativa.

In virtù del principio di “accountability” il GDPR dispone che il titolare del trattamento dei dati dovrà impegnarsi ad attuare “misure adeguate per garantire ed essere in grado di dimostrare che il trattamento dei dati personali effettuato è conforme allo stesso Regolamento”.
In particolare il GDPR all’art. 24 prevede che “il titolare del trattamento metta in atto misure tecniche e organizzative adeguate per garantire, ed essere in grado di dimostrare, che il trattamento dei dati personali è effettuato conformemente al Regolamento.”

Per alcuni enti ed aziende sarà necessario nominare un DPO, ovvero il “Data Protection Officer“, una figura molto importante che avrà l’obbligo di seguire le pratiche relative al “Data Protection” nonché di contattare l’Autorità Garante nei casi previsti dalla normativa.

Cosa può fare l’azienda?

Molte attività informatiche coinvolgono dati personali e sensibili, pertanto il sistema informativo deve essere strutturato in modo adeguato a garantirne la sicurezza.

La nuova normativa non parla di “misure minime” ma di “misure adeguate”, pertanto di seguito vi proponiamo a titolo d’esempio alcuni interventi consigliati:

  • preparare un registro del trattamento dei dati che illustri la mappatura dei dati;
  • introdurre un regolamento interno all’azienda;
  • formare adeguatamente il personale;
  • introdurre password complesse;
  • utilizzare antivirus;
  • introdurre strategie di backup adeguate;
  • installare un firewall (guarda il nostro firewall) per la protezione front-end del sistema;
  • proteggere il centralino telefonico se in ambito IP;
  • proteggere le reti wireless e cablate con adeguati standard di sicurezza;
  • introdurre sistemi di monitoraggio;
  • strutturare “policy” di accesso per dati locali, in rete, portabili, cloud;
  • valutare le esposizioni aziendali e personali nei social network;
  • contattare XGlobe!