Siamo un associato storico, è vero, ma non avevamo mai messo attestato fotograficamente questa singergia e quest’anno ci è capitato di farlo con i referenti che ci assistono e ci consigliano giorno per giorno.
Ascom-Confcommercio è una grande organizzazione, che associa migliaia di imprese e contribuisce allo sviluppo e allo svolgimento delle attività commerciali.
Attraverso Ascom siamo presenti come impresa nel settore dell’innovazione e dell’Information Technology e siamo segnalati nel portele WTV – Welcome Treviso.
I vantaggi di essere soci sono molteplici. Per noi in particolare sono importanti due cose: la sicurezza di poter contare sui servizi in qualsiasi momento e la tempestività nel risolvere i problemi. Su questi aspetti siamo soddisfatti e ci sentiamo tutelati.
Questa fotografia ci fa molto piacere. Salutiamo Ascom!
Sempre più aziende stanno organizzando soluzioni di smart working per i propri dipendenti e stanno allestendo sistemi di videconferenza professionali per esplorare nuove possibilità di business.
Smart Work.
Il lavoro a distanza è ormai consuetudine professionale. Dall’agente di commercio al collaboratore che necessita di lavorare da casa o di orari di lavoro flessibili, le figure professionali si stanno evolvendo verso soluzioni di informatizzazione remota. Per iniziare spesso basta poco:
Un buon computer portatile o un tablet;
Un sistema di collegamento sicuro come la VPN;
Un buon collegamento ad internet.
Computer portatili / tablet
I computer portatili tipo notebook/laptop sono ancora i dispositivi di smart work più diffusi. I due tipi principali di computer “enterprise” ovvero destinati ad un’utenza professionale sono:
Laptop con sistema operativo Microsoft Windows 10 Professional come ad esempio le linee pro di Fujitsu Lifebook e Lenovo ThinkPad;
Apple Macbook.
Entrambe le categorie possono fare collegamenti software VPN senza problemi, dotandosi di software dedicato oppure di un’apparecchiatura in loco come il firewall XGWall, che integra le funzionalità di cybersecurity al client VPN basato sullo standard OpenVPN, compatibile anche con dispositivi tablet di tipo Android.
I laptop “enterprise” sono da preferire rispetto ai modelli di tipo “consumer” per durata dei componenti e alcuni accorgimenti che garantiscono maggior conformità di privacy (conformemente alla normativa 679/EU sulla protezione dei dati personali), oltre ad un più tempestivo servizio in caso di problemi. La possibilità di fare la crittografia con protezione integrata nel BIOS UEFI è un esempio di protezione applicabile senza difficoltà che riduce il rischio di data leak ed evita di dover fare comunicazione di “data breach” al garante in caso di perdita o furto del dispositivo.
Un’altra caratteristica da prendere in seria considerazione per l’acquisto di un laptop è la protezione tramite biometria. Le recenti norme sulla protezione dei dati impongono l’uso di password complesse difficili da ricordare. La biometria è una valida alternativa di accesso al dispositivo. I computer più recenti utilizzano standard come il riconoscimento del volto e l’impronta digitale (vedi Windows Hello), oppure l’impronta venosa del palmo della mano (vedi Fujitsu PalmSecure).
Video Conference.
I sistemi di conferenza sono sempre più diffusi e stanno diventando una valida alternativa ad eventi come fiere e costosi meeting in loco. Non è sempre possibile recarsi a una manifestazione e gestire la differenza di fuso orario non è sempre facile da gestire. Molte aziende si affidano alla qualità audio e video di nuovi impianti per allestire meeting room che siano in grado di mettere in comunicazione più persone contemporaneamente.
Alcuni sistemi di videoconferenza sono accessibili anche a chi ha budget o predisposizioni in sede limitate. Le soluzioni prevedono il collegamento wireless e lo standard USB.
Se la necessità è il collegamento one-to-one molti strumenti fanno già egregiamente il loro lavoro (basti pensare a Whatsapp o Skype). Se invece è necessario allestire un ambiente per meeting ricorrenti per processi decisionali o esporre dei prodotti è necessario pensare a una progettazione di un ambiente professionale, oppure di ricorrere a sistemi integrati che consentono un primo approccio semplice ed economico al mondo della videoconferenza.
La conference room
Allestire velocemente una conference room è possibile mediante sistemi di videoconferenza semplici, integrati e compatibili con i principali software presenti nel segmento di mercato dedicato a questo settore (Microsoft Teams, Google Hangouts, Cisco Webex, Zoom, Lifesize, ecc.).
I sistemi più semplici si collegano ai computer tramite bluetooth o cavo USB, quelli più sofisticati utilizzano hub di collegamento che consentono l’interazione tra i dispositivi audio (microfoni, altoparlanti), video (display, telecamere) ed i computer.
Le videocamere sono un elemento importante del sistema. Per ambienti di piccole dimensioni le risoluzioni tipiche come il full HD (1920×1080) sono sufficienti, mentre per conference room più grandi è meglio optare su ottiche superiori, come ad esempio lo standard 4K, nonché disporre di sistemi di comando remoto che sono in grado di spostare l’inqudratura o di ingrandire i particolari (zoom), fondamentali ad esempio nella presentazione di un prodotto.
I microfoni inoltre sono fondamentali nella trasmissione dell’audio, poiché devono catturare suoni provenienti da più direzioni eliminando tutti quei rumori che si possono generare in un ambiente di grandi dimensioni alla presenza di più persone.
Contattateci subito per approfondire le tematiche dello smart working e di video conference.
Si stima che un’azienda su tre sia passata al noleggio operativo delle stampanti in ufficio, risparmiando tempo e denaro.
Come funziona?
Qualche tempo fa era considerata prassi normale acquistare le apparecchiature per la stampa (stampanti, copiatrici, ecc.). Dopo l’acquisto l’azienda doveva farsi carico di:
configurare opportunamente le proprie macchine;
formare i dipendenti all’uso;
ordinare i materiali di consumo (inchiostro, toner, ecc.) tenendo conto delle proprie esigenze, delle proprie scorte e dei codici dei vari articoli per i nuovi ordini di approvvigionamento;
contattare l’assistenza tecnica, al di fuori di quanto previsto dagli accordi di garanzia, per ottenere supporto ed eventuali riparazioni, previa disponibilità del personale tecnico contattato.
Tutte queste attività hanno impensierito le aziende che sono corse ai ripari cercando formule di approvvigionamento ed assistenza più efficienti. Per le macchine più costose e voluminose è nato il servizio denominato “costo copia“, che prevede il noleggio a lungo termine della macchina di stampa, nonché il contratto di assistenza abbinato alla stessa per la medesima durata della locazione. Le aziende hanno iniziato a risparmiare tempo, grazie all’organizzazione imbastita da questi servizi, e denaro, grazie all’inclusione all’interno del canone di manutenzione, degli interventi fuori garanzia e dei materiali di consumo. Già perché toner e inchiostri sono inclusi nel “contratto costo copia”, quindi al cliente resta solamente l’incombenza di provvedere alla carta.
Anche l’installazione e la formazione del personale sono a cura del partner che si occupa del noleggio operativo.
Per inoltrare le richieste tecniche è sufficiente contattare l’assistenza tramite un numero telefonico e un indirizzo email dedicati. Secondo il tipo di contratto sottoscritto, si può ricevere supporto entro 4 o 8 ore lavorative, garantendo così la continuità di servizio delle proprie macchine.
Un software provvede a ordinare automaticamente i consumabili (inchiostro, toner, ecc.) di tutte le stampanti installate al raggiungimento di una soglia prefissata (tipicamente il 20%). Il personale aziendale non deve più preoccuparsi dei codici di riordino né fare scorta di consumabili.
Questo tipo di servizio è stato recentemente esteso anche a stampanti più economiche e di piccole dimensioni, sia a colori sia in bianco e nero, rendendolo ancor più accessibile a tutte le aziende.
Nota di sicurezza (correlata al GDPR)
Ci sono oltre 2 milioni di stampanti nel mondo e si stima che solo il 2% siano al sicuro dalle minacce informatiche. Dà un’occhiata al nostro articolo sull’imminente entrata in vigore del GDPR.
Il 25 Maggio 2018 entrerà in vigore il Regolamento Generale sulla protezione dei dati personali (GDPR), un’importante normativa che andrà a sostituire le legislazioni ad oggi in atto nei singoli Paesi dell’unione europea.
Per l’Italia significherà fondere le norme vigenti sul trattamento dei dati personali (privacy) con norme nuove che riguardano la sicurezza informatica.
Le aziende e gli enti pubblici dovranno adeguarsi alle nuove norme per non incorrere in sanzioni astronomiche: fino a 20.000.000 di euro o addirittura il 4% del proprio fatturato annuo.
Fondamentalmente le norme trattano il tema dei dati personali di soggetti risiedenti nell’Unione Europea, indipendentemente dalla localizzazione geografica dell’azienda o del luogo in cui i dati vengono gestiti ed elaborati.
Qualsiasi apparecchio elettronico che operi in rete e gestisca dati personali (come ad esempio Computers, Server, Smartphone, Tablet ecc. ecc.) dovrà poter garantire la protezione di tali dati sensibili, per essere idoneo a quanto imposto dal GDPR.
Nonostante il regolamento sia prossimo all’entrata in vigore, la maggior parte delle aziende non è ancora pienamente a conoscenza degli obblighi imposti dalla normativa.
Non è a tutti chiaro il significato di “dato personale”. Per il 64% degli intervistati, la data di nascita di un cliente non rientra in questa categoria; per il 32% a non farne parte sono gli indirizzi di domicilio, mentre il 21% esclude persino gli indirizzi mail.
Cosa cambia per l’azienda?
Le aziende, così come gli uffici e gli studi legali che gestiscono quotidianamente dati personali di clienti acquisiti e potenziali, dovranno fare i conti con la nuova normativa.
In virtù del principio di “accountability” il GDPR dispone che il titolare del trattamento dei dati dovrà impegnarsi ad attuare “misure adeguate per garantire ed essere in grado di dimostrare che il trattamento dei dati personali effettuato è conforme allo stesso Regolamento”.
In particolare il GDPR all’art. 24 prevede che “il titolare del trattamento metta in atto misure tecniche e organizzative adeguate per garantire, ed essere in grado di dimostrare, che il trattamento dei dati personali è effettuato conformemente al Regolamento.”
Per alcuni enti ed aziende sarà necessario nominare un DPO, ovvero il “Data Protection Officer“, una figura molto importante che avrà l’obbligo di seguire le pratiche relative al “Data Protection” nonché di contattare l’Autorità Garante nei casi previsti dalla normativa.
Cosa può fare l’azienda?
Molte attività informatiche coinvolgono dati personali e sensibili, pertanto il sistema informativo deve essere strutturato in modo adeguato a garantirne la sicurezza.
La nuova normativa non parla di “misure minime” ma di “misure adeguate”, pertanto di seguito vi proponiamo a titolo d’esempio alcuni interventi consigliati:
preparare un registro del trattamento dei dati che illustri la mappatura dei dati;
introdurre un regolamento interno all’azienda;
formare adeguatamente il personale;
introdurre password complesse;
utilizzare antivirus;
introdurre strategie di backup adeguate;
installare un firewall (guarda il nostro firewall) per la protezione front-end del sistema;
proteggere il centralino telefonico se in ambito IP;
proteggerele reti wireless e cablate con adeguati standard di sicurezza;
introdurre sistemi di monitoraggio;
strutturare “policy” di accesso per dati locali, in rete, portabili, cloud;
valutare le esposizioni aziendali e personali nei social network;
